Politique de confidentialité

Deux situations doivent être distinguées, car elles n'ont pas le même responsable.

Pour les données des équipes — artistes, techniciens, contacts, affectations, contraintes alimentaires — c'est l'organisation qui vous a inscrit qui décide de ce qui est enregistré et pourquoi. Elle est responsable de traitement ; l'éditeur de RoadShow n'agit que comme sous-traitant, sur ses instructions.

Pour les données liées au compte, à l'abonnement, à la facturation, à la sécurité et au fonctionnement du service, l'éditeur est lui-même responsable de traitement : Malik Malassis, entrepreneur individuel (SIREN 938 214 434), 36 bis rue du Moulin, 44340 Bouguenais, France, joignable à contact@roadshow.blue.

Contact pour toute question relative aux données personnelles : contact@roadshow.blue. Aucun délégué à la protection des données n'est désigné ; les demandes sont traitées par l'éditeur.

Le service traite les catégories suivantes :

• identité et coordonnées : nom, adresse e-mail, téléphone, ville et pays, photo de profil, biographie, site web, pronoms, langue préférée ;
• activité professionnelle : rôle, compétences, dates travaillées, affectations, disponibilités et indisponibilités, réponses aux propositions de mission et motifs de refus ;
• présence et trajets : l'heure à laquelle vous signalez votre arrivée sur un lieu et, pour un trajet où vous êtes à bord, l'heure à laquelle vous signalez votre départ, un retard (et sa durée) ou votre arrivée, depuis votre portail ou l'application. Rien n'est enregistré sans votre geste, et jamais votre position ;
• logistique : trajets et étapes de tournée, horaires, documents joints tels que billets de train, plans d'accès et feuilles de route ;
• contraintes alimentaires : régime et allergènes, traités à part (voir la section suivante) ;
• contrats : contenu du contrat déposé par l'organisation, statut, date et heure de signature, adresse e-mail, adresse IP et navigateur du signataire ;
• déclaration préalable à l'embauche et paie : nom de naissance, date, lieu et pays de naissance, numéro de sécurité sociale, numéro GUSO, RIB (IBAN et BIC, pour le versement de votre paie) et numéro Congés Spectacles, renseignés par vous seul lorsque votre organisation doit vous déclarer ou vous payer (voir la section 4) ;
• contacts de lieux : le nom, la fonction, l'adresse e-mail et le téléphone professionnels des personnes à joindre dans une salle, renseignés par les organisations sur leurs dates et réunis dans un référentiel partagé (voir la section 5) ;
• compte et connexion : adresse e-mail, liens de connexion à usage unique, session en cours, appartenance aux organisations et rôle ;
• abonnement : formule souscrite, statut de paiement et coordonnées de facturation. Aucune donnée de carte bancaire ne transite par nos serveurs : elle est saisie chez Stripe ;
• notifications : préférences d'envoi, historique des notifications lues et non lues, et e-mails envoyés ;
• journal d'activité : qui a créé, modifié ou supprimé quoi, et quand, au sein d'une organisation ;
• données techniques : journaux serveur, et adresse IP utilisée pour limiter le nombre de requêtes et se protéger des robots.
• demandes d'accès déposées depuis le site public : nom de la structure, type d'activité, volume annuel de dates, adresse e-mail, message libre et langue de la page ;

Nous ne demandons ni coordonnées bancaires personnelles ni pièce d'identité, et le service ne comporte aucun module de paie, de facturation de vos clients ni de gestion budgétaire. Le numéro de sécurité sociale n'est demandé qu'aux personnes pour lesquelles une organisation doit établir une déclaration préalable à l'embauche, et vous êtes seul à pouvoir le saisir.

Les champs libres — notes internes, commentaires — sont à la main des organisations. Il leur revient de n'y consigner que ce qui est nécessaire à l'organisation du travail.

Le service permet d'enregistrer le régime alimentaire et les allergènes d'une personne, afin d'organiser les repas d'équipe.

Ces informations appellent une protection renforcée, et elles ne sont pas de même nature. Un allergène est une donnée de santé ; un régime halal ou casher révèle une appartenance religieuse. Le règlement européen range les deux parmi les catégories particulières de données, dont le traitement est en principe interdit sauf exception — mais les exceptions mobilisables ne sont pas les mêmes, et le service les traite donc séparément.

Le service a donc été conçu pour en restreindre délibérément la diffusion :

• le régime alimentaire ne peut être déclaré que par la personne elle-même, depuis son portail. Une organisation peut le lui proposer ; c'est son acceptation qui vaut déclaration ;
• elles figurent nominativement sur la feuille de route imprimable du jour, document de travail interne destiné à la restauration — c'est la finalité même de leur déclaration ;
• elles ne sont jamais exposées dans le portail des équipes : un membre ne voit pas le régime d'un autre membre ;
• les allergènes saisis par une organisation portent la trace de qui les a saisis et quand ; la personne les voit depuis son portail et peut les retirer.

Ces deux informations reposent sur votre consentement explicite, au sens de l'article 9-2-a du règlement général sur la protection des données. Il est recueilli séparément pour chacune :

• allergènes — donnée de santé. Vous les déclarez depuis votre portail. Lorsque votre organisation les saisit à votre place, la fiche conserve qui les a saisis et à quelle date, et vous pouvez les retirer vous-même ;
• régime alimentaire — susceptible de révéler une conviction religieuse ou philosophique. Vous seul pouvez le déclarer : ni votre organisation ni l'éditeur ne peuvent l'inscrire à votre place, et la proposition faite par une organisation ne vaut déclaration que si vous l'acceptez ;
• vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en effaçant le champ depuis votre portail, sans avoir à vous justifier et sans que votre accès au service en soit affecté.

Renseigner une contrainte alimentaire n'est jamais obligatoire pour utiliser le service, et une personne peut demander à son organisation de la retirer à tout moment.

Deux autres fondements ont été examinés et écartés. L'intérêt vital de l'article 9-2-c suppose que la personne soit dans l'incapacité de consentir, ce qui n'est pas le cas ici. Le motif tiré du droit du travail de l'article 9-2-b exige une disposition nationale qui autorise expressément ce traitement, et aucune ne couvre l'organisation des repas.

L'organisation qui vous emploie doit déclarer votre embauche avant votre premier jour de travail (article L. 1221-10 du code du travail) ; le service lui prépare cette déclaration à partir de renseignements que vous êtes seul à saisir.

Ces renseignements sont votre nom de naissance, votre date, commune et pays de naissance, votre numéro de sécurité sociale et, s'il y a lieu, votre numéro GUSO, votre RIB (IBAN et BIC, pour le versement de votre paie) et votre numéro Congés Spectacles ; ils sont facultatifs, aucune organisation ne peut les saisir ni les modifier à votre place, et vous pouvez les effacer à tout moment depuis votre profil.

Ils ne sont visibles que de vous et, sur l'écran de déclaration d'une date à laquelle vous êtes affecté, des responsables de l'organisation qui vous y a affecté ; ailleurs dans le service, votre numéro de sécurité sociale et votre IBAN n'apparaissent jamais en entier.

La base légale est l'obligation légale qui pèse sur votre employeur (article 6-1-c du règlement général sur la protection des données) ; l'usage du numéro de sécurité sociale à cette fin est celui qu'autorise le décret n° 2019-341 du 19 avril 2019, l'éditeur n'agissant ici que comme sous-traitant de l'employeur. Pour le RIB, la base légale est l'exécution de votre contrat de travail (article 6-1-b du même règlement).

Le service ne transmet rien à l'URSSAF ni au GUSO : il prépare et exporte les valeurs, la déclaration elle-même restant faite par l'employeur auprès du guichet qui lui revient.

Chaque consultation de ces renseignements par une organisation est inscrite à son journal d'activité ; la suppression de votre compte les efface, et vous pouvez les retirer un à un sans supprimer votre compte.

Quand une organisation renseigne le contact d'une salle sur l'une de ses dates — la personne à joindre, sa fonction, son adresse e-mail et son téléphone professionnels —, cette fiche alimente un référentiel commun à toutes les organisations du service, rangé par adresse de lieu. La production qui joue dans la même salle six mois plus tard ne repart pas d'une page blanche.

Ces personnes ne sont pas utilisatrices du service et ne nous ont pas remis leurs coordonnées elles-mêmes : la présente section vaut information au sens de l'article 14 du règlement général sur la protection des données. Le traitement repose sur l'intérêt légitime des organisations à joindre leurs interlocuteurs et à ne pas ressaisir ce qui circule déjà dans le métier (article 6-1-f). Ne sont concernées que des coordonnées professionnelles : ni adresse personnelle, ni téléphone privé, ni aucune donnée étrangère à l'exercice de ces fonctions.

Quatre garde-fous encadrent ce partage :

• une fiche n'est proposée à d'autres organisations que lorsque trois comptes différents l'ont renseignée, sur trois dates différentes. En deçà, elle reste dans l'organisation qui l'a saisie ;
• une contribution de plus de cent quatre-vingts jours est supprimée : un contact que plus personne ne confirme cesse d'être proposé ;
• une suggestion porte le lieu et la fonction, jamais l'identité des organisations qui l'ont renseignée : le référentiel ne révèle pas avec qui une production travaille ;
• aucune organisation n'écrit directement dans ce référentiel ni ne s'y déclare fiable : ces écritures sont faites par le serveur, à partir de ce qu'elle a saisi sur ses propres dates.

Le service ne vend ce référentiel à personne et ne le publie pas. N'y accèdent que les comptes du service, au moment où ils renseignent un lieu situé à cette adresse.

Toute personne dont les coordonnées professionnelles y figurent peut demander à les consulter, à les faire corriger ou à les faire effacer en écrivant à contact@roadshow.blue, et s'opposer à leur présence sans avoir à se justifier. L'effacement retire la fiche du référentiel, qui cesse d'être proposée. Les organisations qui l'avaient déjà recopiée sur leurs propres dates en gardent leur copie, dont elles répondent comme des autres données de leurs dates.

• organiser les tournées : dates, équipes, feuilles de route, disponibilités ;
• informer les équipes : propositions de mission, rappels, modifications de planning, par e-mail et par notification ;
• faire signer les contrats déposés par l'organisation et en conserver la preuve ;
• gérer l'abonnement au service et sa facturation ;
• assurer la sécurité : limitation des tentatives de connexion, protection contre les robots, journal d'activité, détection d'usages anormaux ;
• assister les utilisateurs et corriger les anomalies.
• proposer les contacts d'une salle déjà renseignés par d'autres productions ;

Chacune de ces finalités repose sur une base légale déterminée :

• organiser les tournées et informer les équipes : l'exécution du contrat qui lie la personne à son organisation, ou l'intérêt légitime de celle-ci à conduire son activité (article 6-1-b et 6-1-f). L'organisation est ici responsable de traitement ;
• faire signer les contrats et en conserver la preuve : l'exécution du contrat et les obligations qui incombent à l'organisation en tant qu'employeur (article 6-1-b et 6-1-c). L'organisation est ici responsable de traitement ;
• ouvrir et tenir un compte, gérer l'abonnement : l'exécution du contrat d'abonnement conclu avec l'éditeur (article 6-1-b) ;
• conserver les pièces de facturation : une obligation légale de l'éditeur (article 6-1-c et article L. 123-22 du code de commerce) ;
• assurer la sécurité du service : l'obligation de sécurité qui pèse sur l'éditeur et l'intérêt légitime de tous ses utilisateurs à un service protégé (article 6-1-c et 6-1-f, article 32) ;
• assister les utilisateurs et corriger les anomalies : l'exécution du contrat et l'intérêt légitime de l'éditeur à maintenir son service (article 6-1-b et 6-1-f) ;
• répondre à une demande d'accès déposée depuis le site public : les mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6-1-b) ;
• proposer les contacts d'une salle : l'intérêt légitime des organisations à joindre leurs interlocuteurs sans ressaisir ce qui est déjà connu (article 6-1-f), dans les conditions et avec les garde-fous décrits à la section 5 ;
• les contraintes alimentaires font exception : elles reposent sur votre consentement explicite, dans les conditions décrites à la section 3 ; les renseignements de la déclaration d'embauche relèvent de la section 4.

Les durées de conservation attachées à ces finalités figurent à la section 8. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise de manière automatisée, et aucun profilage n'est réalisé.

Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des fins publicitaires. Elles sont accessibles aux personnes habilitées de votre organisation et aux prestataires techniques suivants, qui agissent pour notre compte :

• o2switch (Chemin des Pardiaux, 63000 Clermont-Ferrand, France) — hébergement de l'application ;
• Supabase Pte. Ltd. (Singapour) — base de données, authentification et stockage des fichiers, hébergés dans la région AWS eu-west-3 (Paris, France) ;
• Stripe Payments Europe, Limited (Irlande) — paiement de l'abonnement. Ce prestataire n'est pas sollicité pendant l'alpha, qui est gratuite ;
• Resend, exploité par Plus Five Five, Inc. (États-Unis) — envoi des e-mails du service : invitations, notifications, contrats ;
• Cloudflare, Inc. (États-Unis) — protection du site, chiffrement des échanges et vérification anti-robot (Turnstile) ;
• Sentry, exploité par Functional Software, Inc. (États-Unis) — collecte des rapports d'erreur, stockés dans la région européenne du prestataire, à Francfort. Ces rapports sont élagués avant leur envoi : ni contrainte alimentaire, ni adresse e-mail, ni lien de connexion n'en sortent ;
• OpenStreetMap Foundation (Royaume-Uni), Komoot GmbH (Allemagne), la Direction interministérielle du numérique (France) et Esri (États-Unis) — fonds de carte, vues aériennes, recherche d'adresses, de lieux et de villes ;
• OpenMeteo GmbH (Suisse) — prévision météorologique affichée sur la feuille de route ;

Cette liste est tenue à jour sur cette page. Tout nouveau prestataire y figure avant sa mise en service, et les organisations abonnées en sont informées.

Les prestataires de cartographie, de recherche d'adresses et de météo sont appelés par nos serveurs et jamais par votre navigateur : ils reçoivent une coordonnée, une date ou un libellé d'adresse, jamais votre adresse IP ni votre identité.

Les données peuvent en outre être communiquées aux autorités lorsqu'une obligation légale l'impose.

L'application est hébergée en France. Certains prestataires relèvent toutefois d'entités établies hors de l'Union européenne, ou peuvent y traiter des données.

Chacun de ces transferts repose sur un instrument juridique identifié :

• Supabase Pte. Ltd., à Singapour — les clauses contractuelles types de la décision d'exécution (UE) 2021/914, intégrées à son accord de sous-traitance. Les données restent hébergées en France ;
• Cloudflare, Inc., Plus Five Five, Inc. (Resend) et Functional Software, Inc. (Sentry), aux États-Unis — les clauses contractuelles types prévues à leurs accords de sous-traitance et, lorsqu'ils y sont certifiés, la décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au cadre de protection des données UE–États-Unis ;
• OpenMeteo GmbH, en Suisse, et OpenStreetMap Foundation, au Royaume-Uni — les décisions d'adéquation de la Commission européenne, qui dispensent de toute autre formalité ;
• Esri, aux États-Unis, fournit les vues aériennes : elles sont demandées par nos serveurs, et le prestataire ne reçoit que les coordonnées d'une portion de carte, sans votre adresse IP ni aucune donnée vous concernant ;
• o2switch, Komoot GmbH, la Direction interministérielle du numérique et Stripe Payments Europe, Limited sont établis dans l'Union européenne ; leur intervention n'emporte aucun transfert.

Une copie des clauses contractuelles types applicables peut être obtenue sur demande à contact@roadshow.blue.

Les durées ci-dessous sont fixées et appliquées automatiquement chaque nuit pour les données que le service conserve lui-même.

• compte et session : 30 jours après la demande de suppression, délai pendant lequel une reconnexion annule la demande. La fiche de la personne est alors anonymisée plutôt que supprimée, pour ne pas amputer l'historique des organisations où elle a travaillé ;
• fiche d'un membre d'équipe, après son retrait de toutes les organisations : 3 ans. La suppression immédiate peut être demandée à tout moment, et une fiche rattachée de nouveau repart à zéro ;
• renseignements de la déclaration d'embauche — nom de naissance, naissance, numéro de sécurité sociale, numéro GUSO : conservés tant que vous les laissez sur votre profil, effacés dès que vous les retirez, et au plus tard avec votre fiche ;
• contrats signés et preuves de signature : conservés tant que l'organisation qui les a émis existe, et supprimés avec elle. Aucune purge par ancienneté ne s'y applique — ces contrats sont ceux d'un employeur envers son équipe, et leur durée lui appartient. La copie des preuves de signature inscrite au journal d'activité y est gardée 5 ans, durée de la prescription (article 2224 du code civil), et non 12 mois comme le reste du journal ;
• abonnement et facturation : la ligne d'abonnement est supprimée avec l'organisation. Les factures sont émises par RoadShow au moyen de Stripe, qui les conserve dix ans à compter de la transaction ; RoadShow en conserve une copie pendant dix ans après la clôture de l'exercice, au titre de l'article L123-22 du code de commerce ;
• journal d'activité : 12 mois à compter de l'action enregistrée, sauf les preuves de signature, gardées 5 ans ;
• notifications et historique d'envoi : 6 mois ;
• consultations du portail, arrivées et signaux de trajet (départ, retard, arrivée) que vous y avez déclarés : 3 mois ;
• compteurs anti-abus contenant une adresse IP : 7 jours. Les journaux de l'hébergeur et du pare-feu suivent les durées propres à ces prestataires ;
• demandes d'accès déposées depuis le site public : 12 mois à compter du dépôt ;
• contributions au référentiel des contacts de lieux : 180 jours à compter de la saisie ;

Les demandes restées sans suite sont effacées peu après leur expiration : inscriptions et changements d'adresse au bout de 30 jours, invitations non acceptées au bout de 90 jours, défis de connexion au bout d'un jour.

À la fermeture d'un espace, ses données deviennent inaccessibles immédiatement, puis sont effacées définitivement 30 jours plus tard. Pendant ce délai, une fermeture faite par erreur peut encore être rattrapée en nous écrivant ; passé ce terme, plus rien n'est récupérable. La fiche d'une personne également rattachée à d'autres organisations subsiste dans celles-ci.

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• en obtenir la communication ;
• les faire corriger si elles sont inexactes ;
• en demander l'effacement ;
• en demander la limitation ;
• vous opposer à leur traitement ;
• retirer à tout moment un consentement que vous avez donné, sans que cela remette en cause ce qui a été fait avant son retrait ;
• en recevoir une copie dans un format réutilisable ;
• définir des directives sur leur sort après votre décès.

Si vous êtes membre d'une équipe, adressez d'abord votre demande à l'organisation qui vous a inscrit : c'est elle qui décide du contenu de votre fiche. Nous relayons la demande si vous ne savez pas à qui vous adresser.

Demandes portant sur les données dont l'éditeur est responsable : contact@roadshow.blue.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou depuis son site www.cnil.fr.

Une demande adressée à l'éditeur reçoit une réponse dans le mois qui suit sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la demande est complexe ou nombreuse, auquel cas vous en êtes informé dans le mois.

Les mesures suivantes sont en place :

• cloisonnement des données par organisation, appliqué au niveau de la base de données et non seulement de l'interface ;
• chiffrement des échanges entre votre navigateur et le service (HTTPS) ;
• connexion sans mot de passe, par lien à usage unique ou par clé d'accès enregistrée sur votre appareil, ce qui supprime le risque de mot de passe réutilisé ou dérobé ;
• journal d'activité permettant de retracer les modifications au sein d'une organisation ;
• limitation du nombre de requêtes et vérification anti-robot sur les points d'entrée sensibles.
• l'application mobile conserve sur votre téléphone les missions que vous ouvrez et, par un réglage actif par défaut que vous pouvez couper, vos prochaines missions confirmées : la feuille de route, les coordonnées des personnes bookées le même jour lorsqu'elles ont accepté de figurer dans l'organisation, et les documents joints. Ces éléments s'effacent d'eux-mêmes trente jours après la date de la mission (ou après leur arrivée sur le téléphone, si elle n'a pas de date) ainsi qu'à la déconnexion ; vos identifiants de connexion sont rangés dans le coffre chiffré du système, et aucune information de santé ni de régime alimentaire n'est enregistrée sur l'appareil.

Le détail ci-dessous vaut description des mesures techniques et organisationnelles au sens de l'article 32 du règlement, et tient lieu d'annexe de sécurité à l'accord de sous-traitance conclu avec chaque organisation cliente :

• hébergement dans l'Union européenne : application en France, base de données, authentification et fichiers dans la région Paris du prestataire, chiffrés au repos ;
• aucun accès direct à la base depuis un navigateur : toute lecture et toute écriture passent par nos serveurs, et le cloisonnement entre organisations est appliqué par la base elle-même, non par l'interface ;
• les données les plus sensibles — contraintes alimentaires, éléments d'identité de la déclaration d'embauche — sont fermées au niveau de la colonne : toute colonne ajoutée par la suite naît inaccessible tant qu'elle n'a pas été explicitement ouverte ;
• les appareils connectés à votre compte sont listés et révocables depuis votre espace ;
• les rapports d'erreur techniques sont élagués avant leur envoi : les liens de connexion, les adresses e-mail et les données de santé en sont retirés selon une liste de ce qui est autorisé à sortir, et non une liste de ce qui est interdit ;
• l'effacement des données arrivées à échéance est automatique et quotidien, et ne dépend d'aucune intervention manuelle ;

En cas de violation de données, la procédure suivante s'applique :

• dès le constat, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et les conséquences probables sont établis, et les mesures de correction sont engagées sans attendre ;
• lorsque la violation porte sur les données d'une équipe, l'organisation qui en est responsable est prévenue sans délai injustifié, conformément à l'article 33-2 du règlement, et assistée dans sa propre notification ;
• lorsque l'éditeur est lui-même responsable de traitement, la violation est notifiée à la Commission nationale de l'informatique et des libertés dans les 72 heures suivant sa découverte, sauf si elle est peu susceptible d'engendrer un risque pour les personnes ;
• lorsqu'elle est susceptible d'engendrer un risque élevé, les personnes concernées en sont informées directement, en termes clairs et simples ;
• toute violation est consignée dans un registre interne, qu'elle ait été notifiée ou non.

Le service s'adresse à des professionnels du spectacle et n'est pas destiné aux mineurs. Une organisation qui ferait figurer un mineur dans ses équipes demeure responsable du recueil des autorisations nécessaires.

Âge minimum retenu : la création d'un compte est réservée aux personnes majeures. Un mineur peut en revanche figurer dans une équipe, l'emploi d'enfants du spectacle étant encadré par les articles L. 7124-1 et suivants du code du travail : il appartient alors à l'organisation d'obtenir l'autorisation administrative préalable et l'accord des représentants légaux, puis de décider si un accès au portail lui est ouvert.

L'éditeur ne vérifie pas l'âge des personnes inscrites par une organisation et ne peut pas s'y substituer. L'article 8 du règlement, qui fixe à quinze ans en France l'âge auquel un mineur consent seul, ne trouve pas à s'appliquer : le service n'est pas proposé directement à l'enfant. Lorsqu'un mineur dispose d'un accès au portail, les contraintes alimentaires ne doivent y être renseignées que par ses représentants légaux ou avec leur accord.

Cette politique peut évoluer avec le service et la réglementation. La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page.

Les modifications substantielles sont signalées aux organisations abonnées avant leur entrée en vigueur.